Proces prijave i selekcije sprovodi se pomoću dvofaznog postupka. U prvoj fazi, svaki zainteresovani  i kvalifikovani konzorcijum iskazuje interes podnošenjem Izjave o zainteresovanosti. Tokom postupka ocjenjivanja Izjava o zainteresovanosti, provjerava se formalna podobnost (prijava je primljena do krajnjeg roka, pruženi podaci su tačni, partneri konzorcijuma su zastupljeni samo jednom po pozivu i nisu dobili sredstva više od jednom u prethodnim pozivima, itd.). Nakon  toga, predloge zatim ocjenjuju stručnjaci za odabir na osnovu unaprijed definiranih kriterijuma.

Ako se prihvati Izjava o zainteresovanosti, podnosilac prijave se poziva da se prijavi za bespovratna sredstva i da u roku od 60 dana od dana primanja obavještenja da je njihova Izjava o zainteresovanosti prihvaćena, podnese sveobuhvatan predlog projekta.

Sveobuhvatan predlog projekta se najpre provjerava prema formalnim kriterijima (da li je prijava potpuna, da li su predati  svi potrebni dokumenti itd.). U drugoj fazi postupka ocjenjivanja, tri stručnjaka za odabir iz međunarodne grupe strukovnih stručnjaka, pojedinačno će i nezavisno  ocjenjivati predloge projekata na osnovu selekcionih kriterija koji se odnose na koncept, ambiciju i izvodljivost predloga  projekta.

Nakon odobrenja predloga, pregovara se i zaključuje sporazum o financiranju između RCF-a i unaprijed odabranog stručnog konzorcijuma, kojeg vode ustanove stručnog obrazovanja kao glavni korisnici.

Cjelokupni postupak prijave i odabira grantova sastoji se od sljedećih elemenata: